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    1. 淺析會計電算化環境下的內部控制的論文

      2019-09-28 11:00:07 圍觀 : 200次 來源 : 教育論文網 作者 : 永強
       【摘要】 隨著計算機、網絡等信息技術在會計領域的廣泛應用,實行會計電算化管理的企業越來越多。文章初步探討了電算化環境下內部控制的新特點與新問題,并就如何加強和完善電算化系統的內部控制提出了建議。
        【關鍵詞】 會計電算化; 內部控制; 措施
        
        內部控制一般包括內部管理控制和內部會計控制。電算化會計系統的內部控制則是內部控制的特殊形式,也是內部會計控制深層次的發展。隨著科學技術和網絡技術的發展,電子計算機數據處理技術在會計領域已得到廣泛的應用。2005年5月份沙曲礦開始組建局域網應用重慶林木森企業之魂會計核算軟件,開始了簡單的會計電算化工作,在此基礎上到2007年年底利用網絡技術運用北京用友u8軟件進行會計電算化工作,到2009年運用北京erp智能會計核算系統和oa網絡無紙化辦公系統,逐步實現了以電子計算機替代人工記賬、結賬、報賬、自動檢查勾稽關系以及會計信息的統計、分析、判斷甚至提供決策的過程。它的應用使會計數據處理的速度加快了,核算的準確性和可靠性得到了極大的提高,并且使會計人員從繁重的手工會計工作中解脫出來,但也為企業的內部控制帶來了許多前所未有的新問題,加之會計電算化系統內部控制的局限性,就如何加強會計電算化內部控制在信息和科學技術迅速發展的今天顯得尤為重要。
        
        一、會計電算化系統對內部控制的影響
        
        (一)內部控制形式的變化
        由于計算機運行具有快速、穩定的特點,并按照特定的控制程序,具有很強的邏輯判斷與邏輯推理能力,使內部控制的形式發生了很大的變化:第一,原手工操作的編制科目匯總表,憑證匯總表,資產與負債試算平衡,相關費用、成本的結轉,賬簿的登記,總賬和明細賬的核對等,這些內部控制措施在實施電算化后已失去了存在的必要性;第二,原手工操作下的一些內部控制措施,在實行電算化后轉移到了計算機內部,如記賬憑證借貸金額的平衡,各科目發生額的平衡,各賬戶余額的平衡檢查,本表、表與表之間平衡檢查等。由此可見電算化會計的許多內部控制方法主要是通過會計電算化軟件實現的。因此,計算機系統的內部控制也由手工條件下的單一制度控制變為計算機控制為主,人工控制為輔的人機控制相結合的形式。
        (二)內部控制內容的變化
        隨著現代化信息技術在會計領域的廣泛應用,企業利用電算化帶來便捷、準確信息的同時,也給電算化環境下的會計工作增加了新的控制內容:主要有電算化硬件的配備、維護、管理的控制;軟件的購置、安裝、調試、維護,以及修改、升級、軟件更換控制;電算化會計主管,系統管理員、軟件操作員的崗位責任控制,以及會計電算化操作控制;會計數據存儲保管檔案的管理控制等。
        (三)內部控制重點的變化
        手工系統內部控制的重點是對會計崗位職務分離的控制,會計基礎規范的控制,業務程序的控制,記賬憑證傳遞、保管的控制,記賬程序的控制及賬證核對、賬賬核對、賬實核對、賬表核對的控制。會計電算化環境下內部控制的重點放在原始數據輸入計算機的控制、會計信息輸出的控制、人機交互處理的控制、計算機系統之間連接的控制、系統的安全控制等方面,控制的要求也更加嚴格。
        (四)內部控制工具的變化
        手工系統使用的運算工具是算盤、機械的或電子的計算器,計算過程每運算一次要重復一次。由于不能存儲運算結果,會計人員邊運算邊記錄,工作量大、速度慢。電算化系統使用的運算工具是電子計算機,數據處理過程由機器完成。由于它能存儲運算結果,人只要輸入原始數據便能得到所預期的信息。
        (五)內部控制信息存儲方式的變化
        手工系統的所有信息都以紙張為載體,占用空間大,保管不易,查找困難。電算化系統除必要的會計憑證之外,均可用磁性材料(磁帶、磁盤等)作信息載體,它占用空間小,查找方便,保管容易。
        (六)內部控制人員的變化
        手工系統中的人員均是會計專業人員,其中的權威應該是會計師。電算化系統中的人員將由會計專業人員,電子計算機軟件、硬件及操作人員組成,其中的權威應該是掌握會計電算化高級知識的會計師。
        
        二、會計電算化系統內部控制存在的局限性
        
        在電算化會計系統環境下,有形記錄與手工會計系統相比大為減少,沙曲礦為避免會計檔案無紙化和電腦操作無形化帶來的風險,企業全部的經濟業務均記錄在紙張之上,每年度打印會計賬簿裝訂成冊。但賬務處理的相關數據文件存儲于計算機或硬盤等電子介質上,特別是在硬盤或其他電子介質上更改數據不會留下任何痕跡。這樣對會計數據的真實性、有效性和完整性造成了威脅,一旦出現舞弊行為,后果將是不堪設想。目前,在會計工作實踐中,會計電算化系統內部控制存在的問題主要表現在以下五方面。
        (一)受管理層干預的影響大
        任何一項制度都是企業管理和發展的需要,內部控制作為管理的一個組成部分,它理所當然地按其管理人員的管理意圖運行,尤其是單位負責人的決策更是起決定作用。如果單位內部行使控制職能的管理層干預,即使具有良好的內部控制也不會發揮其應有的效能。管理層的干預一直是導致許多內部控制失效的重要原因之一。
        (二)弱化會計理論與實務的發展
        隨著電算化的普及和網絡國際化,會計基礎理論的會計要素、會計等式、復式記賬和借貸記賬法,賬簿的設置與登記,對賬和結賬,錯賬的更正方法,由會計電算化取代。會計工作者的基礎理論在實際工作中的應用和操作能力已逐漸被弱化。對賬方法、錯賬更正方法、會計理論和實踐部分已被脫節,淡化了會計專業人員學習和領悟會計理論的能力,使會計理論與實務之間的聯系產生了一定的縫隙。
        (三)數據的安全性差
        沙曲礦2003—2005年手工記賬時期記錄的數據分散于各個不同崗位的會計人員,而實施會計電算化系統核算以后,由于人們的主觀判斷由計算機取代被忽略,會計電算化數據處理過于集中,存儲的數據可以被不留痕跡地改寫和刪除,數據的存放形式增加了數據再現的難度,數據處理過程無法觀測等原因,無形之中增加了企業潛在的風險。第一,沙曲礦現運用的erp電算化系統雖有財務分工功能,每個操作員都設置有自己的口令和不同的工作權限,但在電算化實際中每個操作員按規定登陸erp系統后,都可點擊進入賬簿系統,可以瀏覽與崗位無關的賬簿數據,特別是加大了對貨幣資金管理和安全運行的風險,這樣,財務分工的控制也就名存實亡。第二,計算機專業人員和系統開發人員可以利用專業計算機技術和網絡技術在任何場合輕易地瀏覽各種數據文件。如沙曲礦oa辦公自動系統中,單位領導層的通訊信息,重要的人事任免文件或其他涉及有商業價值的信息等,易造成信息和會計機密數據被泄漏或盜取。第三,會計數據文件大量地保存在電子介質中,一旦發生任何火災、水災、盜竊之類的事件,就可使全部數據丟失或毀損;同時保存材料要防水、防潮、防磁和防塵,對環境溫度也有一定要求。
      (四)監督的有效性差
        根據財政部的有關規定,以計算機代替手工記賬的單位必須由有關財政部門或上級主管部門的審批,運用互聯網輸出、輸入或處理數據,還需到公安部門登記注冊。沙曲礦2005年5月份開始實行會計電算化,在會計電算化和手工記賬并行一年且運行數據與手工賬薄保持一致后,在集團公司直接業務指導下,于2005年5月直接實施會計電算化。目前運行的erp系統也未進行備案工作。雖然沙曲礦逐步建立和完善了相關的會計電算化的內部控制制度,但并沒有切實執行國家的相關規定。
      (五)缺乏綜合判斷能力
        盡管計算機運行速度快、準確度高,也有很強的邏輯推理能力,但以其代替手工操作的同時也使系統喪失了人類所獨有的不合邏輯、不合理及特殊事項的綜合判斷能力和推理能力。一旦某一環節發生差錯,將會導致賬務系統一系列的錯誤,使整個會計信息系統面臨巨大的災難。
        
        三、會計電算化環境下內部控制的具體措施
        
        會計電算化是會計發展的必然趨勢,電算化條件下會計信息系統具有明顯的優勢。應樹立信息意識,更新控制觀念,改變思維方式,有效利用會計電算化作為防范風險的工具,使業務活動和內部控制制度有效結合起來,減少錯誤或舞弊的發生,提升企業的整體管理水平,以保障企業管理目標的實現,主要采取的措施有以下八個方面。
        (一)合規、合法性控制
        合規、合法性的控制,是一切單位進行經濟活動的原則。建立和健全企業內部控制系統必須符合國家財政政策、法規和基礎相關制度的規定,每一項經濟業務必須被控制在合規、合法的范圍內開展。沙曲礦財務科嚴格審核各項收入和支出是否合理、合法,是否符合開支標準,盈虧計算是否真實,對不合規、不合法的經濟業務應堅決予以揭露和制止。
        (二)授權、分權控制
        沙曲礦建立內部控制系統時,將個人按其所授權力與應負的責任相聯系,制定“一崗三職”,即崗位責任制,安全操作標準責任制,廉政責任制。明確崗位應予履行的任務及其應負的責任,并定期進行檢查,做到事事有人管,人人有專責,辦事有標準,工作有檢查,從而對各項經濟業務進行控制。使每一項經濟業務從發生至結束的整個過程中,誰核準、誰經辦、誰復核、誰驗收、誰審批等都在制度中予以充分說明,做到分工負責,權責分明。
        (三)不相容職務控制
        建立內部控制系統,對不相容職務進行分離,使其分別由兩人以上擔任,以便相互核對、相互牽制,防止舞弊。例如沙曲礦銀行付款業務推行“四人聯辦制”,工程和物資實行三人聯合驗收制度,使一項經濟業務的全過程不應由一個人或一個部門單獨處理,應分割為若干環節分屬不同的崗位或人員去辦理。采取的具體措施有:授權進行某項經濟業務和執行該項業務的職務要分離;執行某項經濟業務和審查該項業務的職務分離;執行某項經濟業務和記錄該項業務的職務要分離;記錄某項經濟業務與審核該項經濟業務的職務要分離;保管某項物資和記錄該項物資的職務要分離等。
        (四)業務程序標準化控制
        沙曲礦財務科推行業務標準化建設,將每一項經濟業務活動都劃分為六個步驟:授權、主辦、核準、執行、記錄和復核。這種按照客觀要求建立的標準化業務處理程序,不僅有利于實際業務活動按照事先規定的軌道進行,而且對實際業務活動做到了事前、事中和事后的控制。這種標準化處理程序,匯編成各種管理制度和各種業務處理程序流程圖,采取這種方式控制,不僅使經辦人員有章可循,能按照科學的程序辦事,而且可以避免職責不清和相互扯皮的現象。
        (五)復核核對控制
        為了保證會計信息的可靠性,推行經濟業務復查制,即每月在憑證裝訂前,責成業務科長和會計中心主管對每筆經濟業務進行復查核對,以免發生差錯和舞弊。對已完成的經濟業務記錄進行復查核對,是控制記錄使其正確可靠的重要方法。復查核對一般分為兩種:一種是將記錄與所記的事實相核實;另一種是記錄之間的相互復查核對。通過這兩種復查核對,能進一步保證記錄真實、完整、正確。復查核對的內容包括:憑證之間的復查核對、憑證和賬簿之間的復查核對、賬簿和報表之間的復查核對、賬簿之間的復查核對等。建立嚴格的復查核對制度,有利于及時發現并改正會計記錄中的錯誤,做到證、賬、表相符。
        (六)人員素質控制
        人員控制是會計電算化內部控制的根本。內部控制系統的實施是否有效,關鍵取決于實施內部控制系統人員的素質。人員素質的控制,首先對本身素質提出較高要求外,還通過對會計人員的選擇、使用和培訓相結合的方式,提高會計電算化業務水平、技能、職業道德水準及綜合業務素質,使執行人員的素質達到規定的要求;其次對人員的崗位進行定期輪換,以增加對其崗位的全面復核,從而達到控制的目的。有關崗位實行定期輪換,實踐中證明是行之有效的控制措施,不僅使其某項職務的承擔人員發生的錯弊能短時間內被發現和糾正,而且可以促使相關人員兢兢業業地工作,以便交接時經得起檢查,從而增強內部控制的功能。
        (七)加強內部審計控制
        內部審計是企業內部控制系統的重要組成部分,也是強化內部會計制度落實的關鍵。為加強會計電算化內部審計采取了三項措施:1.制度審計,對會計電算化后內部控制制度的審計。2.技術審計,在制度審計中發現漏洞與疑點時,或者認為有必要對系統設計、程序設計進行實際測試時,需要用特定的計算機審計程序對電算化設計進行審查。3.數據審計,用計算機審計程序對數據進行真實性、合法性、合理性的審核,例如成本費用的分攤,利潤的分配,稅金的計算等,有利于檢測財務軟件的可靠性,有利于提高會計核算質量和管理水平。
        (八)風險意識的控制
        意識是行動的向導。利用每月一次經營座談會的形式,財務科及時通報日常業務辦理和審計中存在的問題,使企業及相關人員正確認識電算化環境下內部會計控制的重要性,強化風險意識,營造風險防范從我做起的氛圍。
        總之,任何電算化系統都不是無懈可擊的,任何規章制度也不是天衣無縫的,完善有效的電算化系統及管理制度是電算化會計系統安全之本;提高會計電算化人員素質,規范和完善電算化會計系統操作和管理章程,重視內部審計,增強數據安全意識,是當前強化電算化環境下內部控制的關鍵問題?!?
        
        【參考文獻】
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        [5] 金中泉.基礎會計[m].中央廣播電視大學出版社,2009.

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